Kayıtlı Elektronik Posta; dünyada takribî 30 sene evvel standart elektronik postanın daha tehlikesiz olması ve kamu – yurttaş arasındaki irtibatın süratli ve basit bir hale gelmesi nedeniyle Amerika Birleşik Devletleri’nde başlamıştık. Ardından 2000’li senelerin başında avrupada kullanılmaya başlanmıştık. İtalya, Fransa, Almanya, Estonya gibi birçok ülkede milyonlarca yurttaşın kullandığı “Tehlikesiz ve Legal” elektronik posta sistemi ile birçok işlem dijital ortamda yapılmaya başlamıştır.

İki değişik KEP gönderim biçimi bulunmaktadır. Bunlardan birincisi ve en yoğun gönderimlerin asıllaştığı sistemin ismi Elektronik Yazışma e-Yazışma Kamu müessese ve kuruluşlarının kendi aralarında ve özel sektör ile yaptığı KEP yazışmalarıdır. Mesajların ekinde “.eyp” formatında dosyaların bulunması gereklidir. Bu dosyalar, fotoğrafı yazışma formatlarındaki tüm bilgileri elektronik etrafa taşınmış halidir. Üst yazı, alakalı müessese, Sayı, Başlık vb. bilgileri kapsar. Birçok kamu müessesesine yollayacağınız KEP mesajlarının “.eyp” formatında olmaması gidişatında mesajlar yalanlanmaktadır.

.eyp formatında dosyalar nasıl oluşturulabilir? 

 Günümüzden en yaygın kullanılan sistem İmzager adlı TUBİTAK tarafından ücretsiz bir şekilde sunulan bir programdır. Bu programa, yazınızı resmi yazışma kuralarına uygun bir biçimde hazırlayarak ilave edebilir, .eyp formatına dönüştürebilirsiniz. Ancak yazıları oluştururken sizi bilgilendiren ve yönlendiren bir yapısı olmadığı için, ayrıca yardım alabileceğiniz bir hizmet bulunmadığı için bu önem taşıyan yazılarınız alıcılar tarafından reddedilebilir.

%100 doğru bir şekilde elektronik yazışmaları nasıl oluşturabilirim?

KEPassist ismini verdiğimiz, sizlere KEP adreslerinizi iş akış kaidelerinize göre idare etmenizi sağlayan çözümüz sayesinde, programın içerisinden elektronik yazışmalarınızı oluşturabilir ve yollayabilirsiniz. Bu yazıları Zaman Damgamız ile imza atarak e-İmzanız ile imza atabilirsiniz. 

Değişik KEP yazışma metodu ile Standart KEP ismi verilen usuldür. Bu usulde mesajın ekine rastgele bir dosya ekleme lüzumluluğunuz ve içeriğin rastgele bir formatta olma zorunluluğu bulunmamaktadır.

BTK’nin bilgilerine göre günümüzde 500.000’e yakın KEP adresi bulunmaktadır. Fertlerin ve İşletmelerin KEP adreslerine, KEP hesabınızın “Rehber” kısmından erişebilirsiniz. Ayrıca ülkemizde günlük 30 bin adedin üzerinde KEP gönderimi yapılmaktadır. Özelikle KEP İnsan Kaynakları ismini verdiğimiz, Firmaların çalışanları ile Bordro, Senelik izin, Uyarı, Kontrat gibi gönderimlerini birkaç dakika içerisinde personel başına 1-2 TL ‘lik maliyetler ile reelleştirdiği uygulamalar sayesinde KEP gönderim adetleri süratle çoğalmaktadır. Aylık KEP-İK uygulamasından iletilen Bordro ağırlıklı KEP mesajlarının 100.000’i geçtiği öğrenilmektedir.